根据《中华人民共和国政府采购法》和《上海市政府采购管理办法》，上海应用技术学院资产处对馆藏档案数字化（一期）建设进行询价，凡对本信息感兴趣的供应商，可按照以下要求进行报价。 

一、项目名称

上海应用技术学院馆藏档案数字化（第一期）

二、项目内容及要求

（一）馆藏档案数字化加工内容及工作量

老三校（即原上海轻工高专、冶金高专和化工高专）和合校成立的上海应用技术学院所收归的教学档案、基建档案和部分需要永久保存的文书档案：学生成绩表和学生记录卡近30万页，基建档案主要包括工程图纸5000页左右，幅面包括A2-A0，校报319期（四个版面）。

（注：具体以实际扫描量为准）

（二）加工规范与相关技术要求

1、对投标方要求

1）投标方应具有档案数字化加工必要的专业技术和相应的软硬件设备。确保有稳定专业的档案扫描数字化加工服务队伍，有从事上海其他高校档案馆档案数字化加工服务经验，并有成功案例（需提供案例合同）。

2）投标方在投标文件中根据本项目需求提出完整的解决方案，提出纸张质地状况较差档案扫描的实现方法，确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰，又不损伤档案原件。

3）投标方根据对本项目的理解，在技术文件中明确提出档案加工作业流程，图像处理方法，设备及人员配置，质量控制及差错防范措施。

4）投标方须在投标方案中明确加工场地规划，说明所配备的硬件数量及规格，软件和网络环境。

5）投标方应按照项目需求提出相应的具体进度计划安排。

6）投标方必须在投标文件中确定项目主管，说明主要参与人员的职责及任务，并附简历。所确定的人员原则上不允许更换，如更换须经招标方同意。

7)投标方必须在投标文件中明确数字化加工现场的安全、保密、人员管理制度。

2、扫描参数要求不低于

分辨率： 300dpi、600dpi(图纸)

颜色： 24Bit 真彩色

格式： jpg、pdf

压缩方式：jpg

3、 本项目总体质量要求

1）确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

2）符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》。

3）保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

4、扫描加工要求

1）根据招标方提供的工作单核对目录，修改有错误的目录并将档案实体按照实际扫描页重新编号并填写到工作单中，作为文件和质检依据。

2）启钉、拆分，保证纸张的平整、抚平边角。

3）采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。

4）如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。

5）为更好的展现档案原貌，全部采用彩色单页jpg的存储格式，扫描分辨率为300dpi。对于基建档案图纸要求分辨率达到600dpi。

6）扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

7）采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。

8）对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页、图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。

9）招标方按批次提供案卷给投标方，以流转箱为单位。招标方对投标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图象合格率达到98%、扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确时，招标方可提供下一批次案卷，但投标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于98%，招标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，招标方将该批案卷全部退回给投标方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由投标方负责。

5、图像处理要求

扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：

1）图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

2）图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。

3）字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。

4）图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

5）图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。

6）将原始jpg(300Dpi)格式的图像文件按特定格式压缩，并加上海应用技术学院水印章，最终提供给用户的档案数据300Dpi和水印图、PDF三种格式各一份，并将上述两种格式数据刻录成DVD光盘，提供给用户，保证图像清晰，详细需求见后“数据备份光盘要求”。

6、数据挂接及上传要求

1）按照不同类型（如成绩单、校报、图纸等）不同用途，确定格式并上传。将生成的PDF 文件与条目匹配上传至上海应用技术学院档案管理系统中。如系统中无相应案卷或文件级目录，则先输入对应目录，将生成的PDF文件上传至该系统。对于扫描并识别的文字部分，需按序以标题为正题名建立文件级目录后，上传对应PDF文件。

2）在挂接时需要对已有著录数据进行审核，查缺补漏及改正错误，数据挂接需按用户需求进行标准化的批量挂接，并加强检验，保证质量。

7、档案整理、装订要求

档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：

1） 遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。

2） 档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。

3） 对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。

4） 档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

5） 档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。

6） 档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。

8、数据移交要求

A、移交类型：

1）PDF形成时需带目录，以卷为单位的目录为文件题名（如以班级为一个文件夹）。 

2）修正后的原始JPG（不压缩，无水印）、水印图、PDF文件。

B、移交介质

1)DVD 光盘一份（光盘封面需按用户规范化，(光盘品牌仅限于SONY、MEXELL、VERBATIM 三种)），一式两份移交上海应用技术学院。

2)提供移动硬盘数据一份包括移动硬盘。

9、数据备份光盘要求

1）硬盘文件夹中带有病毒性的文件或其它的与档案无关的隐藏文件应该予以去除后，再刻入光盘。

2）要求压缩文件的文件数目与原始文件的文件数目应该保持相同、一些

多余的、空的文件夹文件应该去掉。

3）文件夹的命名、排序应符合用户提出的实际要求以方便数字化文件的批量挂接，硬盘上的文件与光盘文件夹及文件命名方式一致。

4）在同一张光盘里，案卷、文件排序序号要保持连续，容量不够的可以刻到下一张光盘。

5）刻录各个门类光盘之前，对于先前与我馆有关档案人员达成的制作要求，首先，应予以确认，确认该门类光盘的制作标准、要求，确认后，可以采用先刻两张的方式来予以再次确认，确认后，方可以进行光盘的批量制作。

6）每张光盘的内容应揭示清楚，如：封面制作、光盘刻录的目录等方面。

10、其它要求

Ø 作业环境和设备要求： 档案数字化加工要求在上海应用技术学院档案

馆内进行，招标方提供场地、桌椅。投标方需提供数字化加工所需的全部设备及软件，并按招标方的保密、安全要求进行设备处理及网络布线，以及数字化加工中的软硬件及网络的维护工作。

Ø 人员要求：为了保证档案实体和档案信息的安全及扫描质量，投标方要

有必要措施保证一支相对稳定的扫描队伍，扫描人员要严格遵守招标方的保密、安全各项要求。

Ø 安全保密要求：投标方需提供保证档案实体和档案信息的安全的具体措

施和承诺。

三、报名资质条件

1．投标单位必须是在工商机关注册的独立法人，经营范围具有档案资料数字化加工处理的相关内容，注册资金50 万元（含）以上；

2．具有档案资料数字化加工处理所必须的设施和技术力量；

3．具有档案数字化加工的经验和业绩。

四、投标报价及付款方式

1．投标单位必须响应招标文件的要求，按不同类型、不同幅面、材料报每页加工的单价，最后合计总投标价；

2．投标价应是完成项目范围内的档案数字化加工，直至项目通过验收所需的全部费用，否则视作投标单位愿意提供免费服务；

3．投标单位提供的优惠条件须在投标文件中作书面说明；

4．投标报价必须由授权代表签字并加盖投标单位公章。

5、因本项目跨年度实施，故付款方式为：合同签订后付合同价的20%，在2014年年底支付合同价30%，余款待项目验收合格后一次性支付，同时中标方须缴纳合同价的5%做质保金，质保金期一年，凭用户确认函无息归还。

五、工期要求

本项目跨年度执行，至2015年年底前完成。

六、投标文件应包含的内容及格式

（一）内容

1．投标函。

2．投标报价一览表（应包含总价、各类加工单价及计算方法等）。

3．公司简介、项目实施方案、公司技术装备情况、拟派工作人员情况等。

4．项目质量承诺书及后续服务内容。

5．投标单位资质证明文件复印件，并加盖红章。投标单位应将以下材料的复印件装订在投标文件中，同时需在投标时携带原件备查。

A．营业执照副本（本年度年检）；

B．税务登记证副本（本年度年检）；

C．法定代表人授权委托书；

D．投标代理人身份证；

6．近两年来主要业绩的佐证资料复印件（商业机密可遮挡）。

7．数字化加工的成功案例（提供合同复印件）。

8．ISO9001 质量管理体系认证证书。

9．投标单位认为必须提供的其他材料。

（二）格式

1．投标单位应准备投标文件5 份，投标文件应密封在文件袋中，并在封口

处加盖骑缝公章。

2．投标文件袋上须注明投标项目名称、编号、投标单位名称、电话和传真号、

日期。

3．投标文件需用A4 纸打印，如在任何行间插字、涂改和增删，必须由投标

授权代表签字或盖章后才有效。

七、评标与定标

1．本项目采用综合议标法，择优录取；

2．在评标期间，评标小组有权要求投标单位对其投标文件进行书面澄清、说

明，投标单位应派授权代表按评标小组通知的时间、地点接受询标；

3．投标截止后，如投标单位少于3 家，招标单位有权选择其他采购方式或

终止本次招标；

4．投标单位无论中标与否，招标单位不承担投标单位的任何投标费用。

（附：评分依据）

八、中标通知书、签订合同

1.评标结束后，即向中标单位发出中标通知书。

2.中标单位收到中标通知书后，应在7 日内与招标单位签订合同，同时中标

单位需与上海应用技术学院档案馆签订保证档案实体和档案信息安全的保密协议，不得截留和向第三方泄露所涉及的档案、资料的内容、信息及最终形成的各类数据，确保档案信息的安全保密，若有违反，依据法律追究责任。

3.中标后，不得转包给其他单位。

 

九、服务设备

本次档案数字化项目实施过程中所涉及到的各类计算机、高速扫描仪辅助设备、所需的系统、软件和光盘等设备和相关耗材，都由中标单位提供。

十、项目验收

在向服务方上海应用技术学院档案馆提交相关介质的数据之后，由上海应用技术学院档案馆组织验收。

十一、后续服务

1.中标方在加工过程中出现数字化图片的遗漏或与要求不符的，要及时检查纠正并补上。对于移交后的数字化图像，若出现遗漏，所提交的光盘必须重刻，内部的文件排序必须按照原始纸质图纸文件的次序排放；其所产生的费用由加工方负责；

3.加工方对于移交后的光盘的服务响应时间为2 个工作日内到达现场，并及时纠正和修改，修改后产品的提交期限不超过一周；

4.根据用户需要进行一定的人员培训工作；

5.对今后的档案数字化工作提出建议，并提供相应的方案。

十二、截止时间

     以上报价文件请在 2014年05月09日(星期五)10：00（北京时间）之前，密封（封面必须写上DC--1407号何老师收）报送（或快递）到下列地址，逾期不予接收。

    联系地址：上海市海泉路100号行政楼112室 

    联系人、联系电话：王老师：021-60873504 何老师：021-60873572

    传真电话： 60873572
    邮政编号：201418

 

 

                                     上应用技术学院资产与实验室管理处

                                                 2014年04月30日

 

 

附：评分依据

1、业绩与综合实力(0-30分)

（1）财务状况 (0-2分)

好：2分；较好：1分；一般：0分。

（2）综合实力（0-5分）

好：5分；较好：3分；一般：0分。

（3）上海高校或其他政府中标项目合同执行情况：（0-2分）；

没有不良记录：2分；有不良记录：0分。

（4）有无不实质疑、投诉、影响学校、政府采购工作经历：（0-2分）

无：2分；1次：1分；2次或2次以上：0分。

（5）同类项目业绩（0-7分）（以提供的同类项目合同书和验收报告为准）；

有上海高校数字加工实施经验，而且累计200万页以上   7分；

有上海高校数字加工实施经验，而且累计100万页以上  5分；

有上海高校数字加工实施经验，而且累计50万页以上    3分；

有馆藏历史档案数字加工实施经验     1分；

无档案馆馆藏历史档案数字加工实施经验  0分。

（6）具备数字化加工应用、管理相关专业技术能力  （0-5分）

有自主档案数字化加工应用管理软件，而且扫描图象处理具有能自动纠偏、去污、去除多余白边等功能，扫描图象处理能一次完成的    5分；

有自主档案数字化加工应用管理软件，扫描图象处理能多次完成的    3分；

无自主档案数字化加工应用管理软件    0分。

(7) 项目实施人员配备的合理性、专业性及其从业经验情况评价(0-4分)

好：4分 ；较好：2分；一般： 0分。

(8) 售后服务保障及培训计划评价((0-3分)

好：3分 ；较好：1分；一般：0分。

2、技术评分(0-45分)

(1) 对本项目需求的理解程度(0-7分)

好：7分；较好：4分 ；一般：0分

(2)对本项目所涉及的档案扫描的工作流程方案(0-6分)

好：6分；较好：3分 ；一般：0分

(3) 对本项目所涉及的档案扫描的图像处理及设备方案(0-6分)

好：6分；较好：3分 ；一般：0分

(4) 对本项目所涉及的纸张质地状况较差的历史档案扫描解决方案(0-6分)

好：6分；较好：3分 ；一般：0分

(5) 对本项目档案扫描后的图像数据挂接方案和数据备份方案 (0-6分)

好：6分；较好：3分 ；一般：0分

(6) 对本项目档案扫描的质量控制方案以及验收、测试方案(0-8分)

好：8分；较好：5分 ；一般：0分

(7) 对本项目的组织管理、实施时间计划(0-6分)

好： 6分；较好： 4分 ；一般：0分

3、价格（25分）

最终报价超过招标方采购预算或底于招标方设定采购成本预算的投标，价格分均为0分，不超过采购预算且高于招标方设定采购成本预算的按下面公式进行计算；

投标报价得分=25×（评标基准价/投标报价）

注：满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价。