上海应用技术大学财务处内部控制制度

第一章 总则

第一条  为了进一步提高行政事业单位内部管理水平，规范财务处内部控制，加强风险防控机制建设，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》、《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》等法律法规和相关规定，结合学校实际情况，制定本制度。

第二条  内部控制，是指单位为实现控制目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控。其目标主要包括：合理保证单位经济活动合法合规，资产安全和使用有效，财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高公共服务的效率和效果。

第三条  建立与实施内部控制，应当遵循全面性、重要性、制衡性、适应性原则；应当建立经济活动风险定期评估机制，对经济活动存在的风险进行全面、系统和客观评估；通过不相容岗位相互分离、内部授权审批控制、归口管理、预算控制、财产保护控制、会计控制、单据控制和信息内部公开等方法进行控制。

第四条  本制度仅就岗位交接、会计档案管理、会计电算化系统管理和涉及的预算、收支、票据、货币资金等内部控制加以规范和说明。

第二章 财务处岗位交接

第五条  会计工作交接制度，是会计工作的一项重要制度，也是会计基础工作的重要内容，办理好会计工作交接，有利于保障会计工作的连续性，有利于明确责任。

会计人员工作调动或者因故离职必须将本人所经管的会计工作及相关资料全部移交给接替人员。没有办清交接手续的，不得调动或者离职。

第六条  会计人员办理移交手续前，必须及时作好移交准备工作：

（一）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证，应当填制完毕。

（二）整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面材料。

（三）编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、现金、支票簿、发票、文件、其它会计资料和物品。涉及使用会计电算化系统的移交人员还应当在移交清册中列明各类会计软件的用户名及密码、会计软件数据备份媒介或备份地址，及其他有关资料、实物等内容。

第七条  会计人员办理移交手续时，必须专人负责监交。一般会计人员交接由其会计主管人员负责监交；会计机构负责人交接，由单位领导人负责监交，必要时可由上级主管派人会同监交。移交人员在办理移交时，要按移交清册逐步移交，接替人员要逐项核对点收：

（一）现金必须与账簿记录保持一致。不一致时，移交人员必须限期查清，长款上交，短款补齐。

（二）银行存款账户余额要与银行对账单核对。如不一致，应该查明原因，编制银行存款余额调节表。

（三）会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺，必须查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责。

（四）移交人员经管的票据、印章和其它实物等，必须逐一交接清楚。涉及使用会计电算化系统的，要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。

（五）会计机构负责人移交时，还必须将全部财务会计工作、重大财务收支和会计人员的情况等，向接替人员详细介绍。对需要移交的遗留问题，应当写出书面材料。

第八条  交接完毕后，交接双方和监交人员在移交清册上签名盖章，并应在移交清册上注明：单位名称、交接日期、交接双方和监交人员的职务、姓名、移交清册页数及需要说明的问题和意见。移交清册一般应当填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。

第三章 会计档案管理

第九条  会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。会计档案具体包括：会计凭证、会计账簿、财务报告（包括会计报表、附表、附注及文字说明）和其他应当保存的会计资料（包括银行存款余额调节表，银行对账单，学校部门预算和项目预算书，预算调整资料，各类资产对账表，纳税申报表，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册及其他具有保存价值的会计资料）。

第十条  会计凭证在记账后，应该按照编号顺序将记账凭证及时装订成册。装订成册的会计凭证应当加具封面，注明单位名称、凭证的所属日期、种类、张数和起讫号数等。已经装订成册的会计凭证应在装订处加贴封签，并由会计主管人员和装订人员签章。

对某些会计凭证的附件如大量发放签收单、银行对账单等应单独装订，并在有关记账凭证中加以说明，以备查考。

第十一条  各种账簿必须加以装订成册，编写页码，在封面上注明单位名称、所属时期和单位负责人、财务负责人、记账人员、装订人员姓名等，加盖财务专用章；并在扉页加具索引。

第十二条  会计报表等各类财务报告应按月编号，一年一次装订成册归档保存。

第十三条  财务处档案室只保留近一年的会计档案资料，一年以上的会计档案资料应及时整理，移交学校档案馆。财务处档案室在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定与学校档案馆办理移交手续。

第十四条  会计档案必须经财务负责人批准后，通过档案保管人员方能查阅，并应办理登记手续。查阅或者复印会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。外单位查阅会计档案，还须持介绍信等有关证明文件。

第十五条  保存的会计档案不得借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当经财务负责人批准，全程由财务处专人看护保管。

第十六条  会计档案保管期限按照国家《会计档案管理办法》执行，分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年，从会计年度终了后的第一天算起。

第十七条  学校应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。会计档案鉴定工作应当由学校档案馆牵头,组织财务、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

第四章  会计电算化系统管理

第十八条  电算化内部管理包含会计电算化岗位设置、会计电算化操作管理、计算机硬软件和数据管理三个部分。

第十九条  会计电算化岗位设置应体现不相容岗位相分离等内部控制要求，由电算化主管、软件系统管理员和操作人员等角色组成。

第二十条  会计电算化操作管理

（一）系统管理员明确规定操作人员对相关软件的操作工作内容和权限，杜绝未经授权人员进入网络和操作会计软件。

（二）用于会计电算化的硬件和会计软件只有操作人员才能上机操作使用。且操作人员离开电脑时，应退出会计软件。

（三）运用软件保存必要的操作记录。

（四）软件维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。

（五）操作人员的密码不小于6个字符，并应定期更改。

第二十一条  计算机硬软件和数据管理

（一）经常对有关设备进行保养，保持工作环境的整洁，防止意外事故的发生。

（二）对通用会计软件进行升级和计算机设备进行更换等工作，要经电算化主管批准。

（三）定期更新防病毒软件的病毒库。

（四）除在财务处服务器上备份外，对各类会计数据还应做远程异地备份。

第五章 预算管理

第二十二条  学校预算业务管理的风险，主要包括在预算编制过程中学校内部各门间沟通协调是否充分，预算编制与资产配置是否相结合、与具体工作是否相对应；是否按照批复的额度和开支范围执行预算，进度是否合理，是否存在无预算、超预算支出等问题；决算编报是否真实、完整、准确、及时。

第二十三条  学校应当建立健全预算编制、审批、执行、决算与评价等预算内部管理制度。

学校应当合理设置岗位，明确相关岗位的职责权限，确保预算编制、审批、执行、评价等不相容岗位相互分离。

第二十四条  学校的预算编制应当做到程序规范、方法科学、编制及时、内容完整、项目细化、数据准确。

（一）学校应当正确把握预算编制有关政策，确保预算编制相关人员及时全面掌握相关规定。

（二）学校应当建立内部预算编制、预算执行、资产管理、基建管理、人事管理等部门或岗位的沟通协调机制，按照规定进行项目评审，确保预算编制部门及时取得和有效运用与预算编制相关的信息，根据工作计划细化预算编制，提高预算编制的科学性。

第二十五条  学校应当根据内设部门的职责和分工，对按照法定程序批复的预算在学校内部进行指标分解、审批下达，规范内部预算追加调整程序，发挥预算对经济活动的管控作用。

第二十六条  学校应当根据批复的预算安排各项收支，确保预算严格有效执行。

学校应当建立预算执行分析机制。定期通报各部门预算执行情况，召开预算执行分析会议，研究解决预算执行中存在的问题，提出改进措施，提高预算执行的有效性。

第二十七条  学校应当加强决算管理，确保决算真实、完整、准确、及时，加强决算分析工作，强化决算分析结果运用，建立健全学校预算与决算相互反映、相互促进的机制。

第二十八条  学校应当加强预算绩效管理，建立“预算编制有目标、预算执行有监控、预算完成有评价、评价结果有反馈、反馈结果有应用”的全过程预算绩效管理机制。

第六章 收支管理

第二十九条  学校的收支业务分为收入和支出业务。学校的收支业务与资金流转密切相关，是学校运行中的核心业务之一，也是内部控制的管控重点。

收入是指学校及下属各单位开展教学、科研及其他活动依法取得的非偿还性资金，包括财政拨款收入、上级补助收入、事业收入、经营收入、附属单位上缴收入、其他收入等。各类收入业务应合法合规，及时入账，需上缴财政的应及时足额上缴。

支出是指学校开展教学、科研及其他活动发生的资金耗费和损失，具体包括事业支出、经营支出、对附属单位补助支出、上缴上级支出和其他支出等。学校应制定支出管理制度，建立健全支出执行机制，各项支出符合相关规定，原始凭证合法有效，会计核算准确，财务报告真实。

第一节  收入管理

第三十条  财务处是收入业务的归口管理部门，负责建立健全收入内部管理制度。对本单位各项收入根据资金性质进行确认，并对分散在各业务部门的收费进行归口管理并进行会计核算。

（一）建立健全学校内部收入管理制度。

（二）合理设置收入业务岗位，明确相关岗位的职责权限，确保收款、会计核算等不相容岗位相互分离，防止错误或舞弊的风险。

（三）对收入业务实施归口管理并进行会计核算，严禁设立账外账，确保各项收入应收尽收，及时入账。

（四）严格执行“收支两条线”管理。各类收入应当按照合同或规定项目和标准等征收并开具票据，做到票款一致，不得以任何方形式截留、挪用或者私分。学费等非税收入及时足额上缴国库或财政专户。

第二节  支出管理

第三十一条  财务处应建立健全学校的财务报销制度，确定业务活动的相关支出标准，明确支出报销流程，按照规定办理支出事项；合理设置支出业务岗位，明确关键岗位的职责权限，确保支出审核和付款执行、业务经办和会计核算等不相容岗位相互分离：

（一）加强支出审核控制，严格执行规定的开支范围及开支标准，严格执行国库集中支付制度和政府采购制度等有关规定，全面审核各类票据。重点审核单据来源是否合法，内容是否真实、完整，使用是否准确，是否符合预算，审批手续是否齐全等。

（二）加强支付控制，明确报销业务流程，按照规定办理资金支付手续，严格按照公务卡使用和管理等规定办理业务，签发的支票应当进行登记。

（三）加强支出核算控制，按照国家统一的会计制度规定进行会计核算，并确保与支出业务相关的会计凭证、文件及其他资料的完整性。

第三节  票据管理

第三十二条  学校应当建立健全票据管理制度。财政票据、发票、收款通知单等各类票据的申领、启用、核销、销毁均应履行规定手续。财务处应当按照规定设置票据专管员，建立票据台账，做好票据的保管和序时登记工作。票据应当按照顺序号使用，不得拆本使用，做好废旧票据管理。负责保管票据的人员要配置单独的保险柜等保管设备，并做到人走柜锁。

学校不得违反规定转让、出借、代开、买卖财政票据、发票等票据，不得擅自扩大票据适用范围。

第七章 资产管理

第一节  货币资金

第三十三条  学校的货币资金是指单位拥有的现金、银行存款、零余额账户用款额度和其他货币资金等。

第三十四条  货币资金是流动性最强的资产，控制风险较高。财务处应当建立健全货币资金管理岗位责任制，合理设置岗位，不得由一人办理货币资金业务的全过程，确保不相容岗位相互分离：出纳不得兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、债权、债务账目的登记工作；严禁一人保管收付款项所需的全部印章；按照规定应当由有关负责人签字或盖章的，应当严格履行签字或盖章手续。

（一）财务处应当加强货币资金的核查控制：指定不办理货币资金业务的会计人员定期和不定期抽查盘点库存现金，确保不存在白条抵库、私设“小金库”、账外账等情况；确保“收支两条线”，不坐支现金；确保资金安全完整，避免资金被盗窃、贪污和挪用等情况发生。

（二）财务处应指定专人每月核对银行存款余额，编制银行存款余额调节表，对调节不符、可能存在重大问题的未达账项应当及时查明原因，并按照相关规定处理。

（三）财务处应抽查银行对账单、银行日记账及银行存款余额调节表，核对是否账实相符、账账相符。

第三十五条  财务处是学校货币资金的归口管理部门，现金出纳负责现金管理工作，银行出纳负责各类银行账户资金收付工作；指定会计人员编制银行存款余额调节表；另设专人负责资金收付业务的审核、现金盘点表和银行存款余额调节表等审核。

第三十六条  现金出纳应依据相关部门出具的收款通知单等单据当面清点现金，并在相关单据上签章确认，后交会计人员及时入账。

第三十七条  现金出纳依据会计人员已制单的会计凭证支付现金。现金领取人应当面清点现金，并在报销单上签字确认领取。现金出纳应在相应的会计凭证上签章确认。

第三十八条  每日下班前，现金出纳应盘点当天库存现金，与收付票据进行核对，填写现金解款单，及时存入学校银行账户。

每月末对库存现金进行盘点，填写现金盘点表。现金盘点表需经会计人员复核，并由现金出纳和复核人签字。

第三十九条  银行出纳应依据已制单的会计凭证通过授权支付等方式录入支付指令，经复核人复核后确认支付。

第四十条  每月银行存款余额调节表需附银行对账单，经复核人复核，并由编制人和复核人签字。

第二节　银行账户与银行印鉴章

第四十一条  学校应当加强对银行账户的管理，严格按照规定的审批权限和程序开立、变更和撤销银行账户。确保相关印章保管符合相关规定。

第四十二条  财务处是学校银行账户的归口管理部门，负责按照国家相关规定向主管部门递交开立、变更、撤销所需申请资料，并依据主管部门的批复书办理银行账户开立、变更、注销等手续。

财务处经办人员向主管部门和银行所提交的申请资料，需经财务处负责人审核，方能加盖学校公章。

第四十三条  银行印鉴章应分设两人保管，财务专用章由银行出纳保管，法人章由会计科专人保管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章。负责保管印章的人员要配置单独的保管设备，并做到人走柜锁。

财政平台、网银等支付所涉及的U盾、密钥及相关用户密码，持有人应妥善保管，并做到人走柜锁。

第三节　存货

第四十四条  学校应加强对业务活动中使用的各类材料、物资的管理，保证资产的安全完整，提高资产使用效率。

第四十五条  财务处负责各类存货的入账工作，并每年末与相关资产管理、资产使用等部门核对药品、化学品、低值耐久品等库的期末余额，编制对账表。发现不符的，应当及时通知相关资产管理、资产使用等部门查明原因，并按照相关规定处理，确保账账相符、账实相符。财务处每年应至少参与一次抽盘。

存货对账表需注明对账双方各自期末余额，如有差异，需注明原因。相关资产管理、资产使用等部门还需提供存货明细清单，清单上需注明品名、数量、单价、总价等信息。对账完毕后，财务复核人员复核会计期末余额与存货明细清单的总金额是否一致及差异原因，并签字确认。双方对账人员亦需签字确认，并分别加盖对账双方部门章。

第四节　固定资产和无形资产

第四十六条  学校应加强对业务活动中使用的固定资产和无形资产管理，保证资产的安全完整，提高资产使用效率。

第四十七条  财务处负责各类固定资产和无形资产的入账工作，并每年末与资产归口管理部门核对图书、其他固定资产和无形资产期末余额，编制对账表。发现不符的，应当及时通知相关资产管理部门查明原因，并按照相关规定处理，确保账账相符、账实相符。财务处每年应至少参与一次抽盘。

固定资产与无形资产对账表需注明对账双方各自期末余额，如有差异，需注明原因。相关资产管理部门还需提供从资产台账系统中打印出来分类汇总清单，清单上需注明类别、总金额等信息。对账完毕后，财务复核人员复核会计期末余额与资产台账分类汇总清单的总金额是否一致及差异原因，并签字确认。双方对账人员亦需签字确认，并分别加盖对账双方部门章。

第八章 附则

第四十八条 本制度由财务处负责解释和修订，自公布之日起执行。