上海应用技术大学文件
《上海应用技术大学关于完善本科生
学籍学历管理工作的实施细则》的通知
校属各部门：
《上海应用技术大学关于完善本科生学籍学历管理工作的实施细则》已经学校批准，请贯彻执行。
上海应用技术大学
2021年9月22日
上海应用技术大学关于完善本科生
学籍学历管理工作的实施细则
为进一步落实《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）及教育部相关文件精神，完善我校的学籍学历管理工作，根据《上海市教育委员会关于加强本市普通高等学校学籍学历管理工作的通知》（沪教委学〔2021〕30号），制定本实施细则。
组织保障
我校本科生学籍学历工作由主管教学副校长总负责，教务处为主要牵头部门，协同招生办公室、档案馆及学生所在学院（部）依据各部门的工作职责，守土有责、守土尽责、团结合作做好本科生学籍学历管理工作。
相关职能部门工作职责
招生办公室
1. 认真做好新生入学资格审查
按照国家招生政策规定和学籍管理规定，认真开展新生入学资格审查。
招生办公室将考生高考报名照片打印在录取通知书上，并将考生高考报名照电子版整理后给到学生所在学院（部），方便学院在新生报到时与新生本人以及身份证照片比对。
在《新生入学须知》上明确要求新生携带相关加分材料原件和复印件、身份证原件和复印件。招生办公室对高考加分的新生数据进行梳理，标注加分原因，供各学院在新生报到时进行加分材料的审核。
接收、整理放弃入学资格、保留入学资格新生名单，在学信网新生学籍注册时进行相应标注。
2. 严格新生学籍电子注册
在完成新生入学资格审查后，按照学籍电子注册有关要求，及时在学信网下载各省市新生录取数据，同新生录取总名单进行比对，暂缺的录取数据标记指出，直至所有的新生录取数据完整。对放弃入学资格、保留入学资格、恢复入学资格、少数民族预科生、预科转正学生在学信网进行标注。此项工作由招生办公室安排专人负责。
完成所有新生学信网电子信息注册后，招生办公室通知各学院（部）学工书记，进行新生学信网学籍自查工作，确保新生学信网注册数据准确。
3. 新生档案移交
招生办公室将接收到的新生档案逐一进行登记造册，转交学院（部）新生辅导员时逐一核对并签收。
教务处
1.新生数据管理
教务处负责将新生信息、新生高考报名照及新生入学时拍摄的证件照导入教务管理系统，及时更新招生办公室的新生变动信息，如保留入学资格、放弃入学资格、恢复入学资格等信息。在教学过程（如上课、考试等）中，通过教务管理系统提供学生的身份信息及照片，供教师及管理人员核对学生信息、认定身份，为教育的公平、公正提供保障。
2.学籍异动
根据学生的学籍异动申请（休学、退学、复学、转学等），按照我校本科生学籍管理规定及时做好审核。在学生学籍异动审核通过后，在7个工作日内准确完成“学信网”学籍异动标注。
3.学年电子注册
每年9月，比对“学信网”待注册学生库与学校教务管理系统在校生库，梳理统计两库的差异数据，分析差异原因，并完成一致性调整，及时做好老生学年电子注册。
4.学历电子注册
每年组织预计毕业生拍摄证件照，对于未进行毕业证件照采集的学生，不颁发学历证书。
将毕业证件照与学生入学时的证件照、高考报名照、身份证照片进行人像比对。对人像比对不通过的学生，认真核实不通过原因。
若因毕业证件照采集质量不佳的，要求学生重新拍摄，并再次比对。
若因录取照片质量不佳的，核实学生高中纸质档案材料，积极寻找中间项作为比对依据，并完成线上线下的复核结果备案。
若学生确实存在高考违规违纪行为，且证据链充分，学校将依照相关规定严肃处理，绝不包庇，坚决维护教育公平公正。
在学生预计毕业当学期，要求学生再次校对个人学籍信息，并完成纸质校对单签名。在毕业审核阶段，严格按照学校规定的毕业要求进行审核，对不具有毕业资格的学生不颁发毕业证书。及时将符合条件的毕业生信息进行学历注册，学历注册并提供网上查询后，不再受理学生信息变更事宜。
5.学籍档案
教务处应完善教务管理系统，详实记载学生在校期间的学籍、学年注册信息，学业考试情况、奖惩情况以及学籍异动情况，确保学生在校期间学籍档案真实准确、规范完整。每年将毕业生名单交档案馆，并督促学院及时将毕业生的学籍档案打印后按档案馆的要求进行归档。为推进学籍档案电子化，除向档案馆开放学生学籍信息查询权限外，将会同档案馆积极推进教务管理系统和档案管理系统的对接，使学籍档案能够通过管理系统进行电子化归档。
档案馆
按照招生办公室提供的新生录取名册，指导各学院进行新生档案整理，督促学院及时将整理好符合归档要求的新生档案进行归档。
根据教务处提供的毕业生名单，指导学院进行毕业生档案归档，检查归档档案是否完成、规范，并对不符合要求的档案要求学院进行整改后归档。
指导学生处整理《学生登记卡》，并督促学生处及时归档。
做好学生档案的保管使用，确保学生学籍档案长期保存。
学生所在学院（部）
新生入学资格审查
在新生报到时，学院（部）应将录取通知书上的高考报名照片和新生本人、身份证照片进行人像比对，同时将新生录取通知书、身份证、户口迁移证等材料与考生纸质档案、录取考生名册进行逐一比对核查；在新生完成入学证件照拍摄后，学院应负责将招生办公室提供的高考报名照与新生照片进行比对。在学院在核查过程中，如发现异常应立即报告招生办公室和教务处，经校招生领导小组审查，确为冒名顶替、弄虚作假者，根据有关规定，报校长办公会议审批作出取消入学资格决定。
新生录取资格复查
各学院（部）根据新生提供的加分材料原件和复印件、身份证原件和复印件，以及招生办公室提供的高考加分原因材料，进行加分材料的审核。审核结束后填写《新生高考加分情况审查反馈表》，连同新生高考加分证明材料纸质版复印件交招生办公室。
新生学信网学籍自查
学院（部）在接到招生办公室关于进行新生学信网学籍自查工作通知后，务必通知并督促新生在规定的时间段内登录学信网进行个人身份信息及学籍注册信息核对，发现问题及时报招生办公室予以纠正，核对无误后由学院报招生办公室备案。
档案整理移交
（1）新生档案
各学院辅导员应妥善接收招生办公室转来的新生档案，会同学院接收到的档案，按学校档案馆归档要求进行整理，并及时提交档案馆归档。
（2）学生登记卡
新生录取资格复查完成后，要求新生填写《学生登记卡》，并与学生档案进行核对，确保《学生登记卡》上的数据真实、准确。学生登记卡需按档案馆的要求进行归档。
（3）学籍档案
按教务处统一部署，每年将毕业学生的学籍档案打印整理后，按档案馆要求进行归档。
督查问责
在学籍学历工作中，各部门应当落实工作人员一人复查、一人审核并签字确认的工作机制，对于入学资格审查、学历证书发放等重要环节，建立审查人员、部门负责人、分管校领导“三级审签”工作机制，确保学校学籍学历管理工作规范、有序。同时学校监察处对考试招生和学籍学历管理工作进行督查，发现问题及时追究相关人员责任。
上
海应用技术大学校长办公室 2021年9月27日印发
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